Collecter, classer, conserver, communiquer, quatre C qui résument le travail des archivistes au quotidien.
Un service ouvert sur le monde
S'il y a bien un stéréotype à briser, c'est celui de voir l'archiviste comme quelqu'un d'acariâtre, avec un cache-poussière, passant sa vie dans la pénombre des caves avec ses vieux papiers. Or, l'archiviste actuel est ouvert sur le monde, disponible pour ses collègues et le public. Il doit bien sûr être rigoureux et avoir un certain sens du rangement mais aussi être curieux et avoir le goût de la découverte et des nouvelles technologies. C'est un travail d'historien et pas uniquement de rangement de boîtes.
La règle des 4 C
Les missions d'un service d'Archives peuvent se résumer à ce qu'on appelle communément la règle des quatre C pour collecter, classer, conserver et communiquer.
La collecte consiste en la centralisation de tous les documents produits par l'administration hier, aujourd'hui et demain. Elle se fait essentiellement par transferts de leurs dossiers des différents services communaux vers le service Archives.
Le classement consiste à trier et à répertorier dans le détail les documents ainsi transférés, et à décider de ce qui sera conservé comme de ce qui sera détruit. En effet, certaines archives ne présentent pas la même valeur historique que d'autres et peuvent donc être détruites quand elles ne servent plus de preuve à l'administration sur le plan juridique.
La conservation permet d'assurer que les documents qui ne seront pas détruits suite au tri puissent rester consultables par les services et le public aussi longtemps que possible. Cela signifie qu'il faut leur donner des conditions de conservation adéquates et notamment régulièrement nettoyer les documents, les conditionner dans du matériel prévu à cet effet ou les faire restaurer si nécessaire.
La communication comprend également la valorisation des archives. En effet, non seulement il s'agit de répondre aux demandes des autres services communaux et des lecteurs, mais également de faire les recherches nécessaires, d'organiser des expositions, de produire des publications de vulgarisation historique, en bref de faire connaître les archives au plus large public possible.