Verzamelen, klasseren, bewaren, communiceren, vier activiteiten die het dagelijks werk van een archivaris samenvatten.
Een dienst met een open blik op de wereld
Als er één cliché niet klopt, is het wel dat van de archivaris als een zure oude man met een stofjas, die zijn dagen doorbrengt met het sorteren van oude documenten in halfdonkere kelders. De archivaris van vandaag heeft immers een open blik op de wereld en staat ter beschikking van zijn collega’s en het publiek. Hij moet uiteraard nauwgezet werken en vertrouwd zijn met alle aspecten van klasseren, maar ook nieuwsgierigheid, zin om nieuwe dingen te ontdekken en interesse voor nieuwe technologieën zijn eigenschappen die de moderne archivaris kenmerken. Zijn taak is het werk van een historicus en beperkt zich lang niet alleen tot het klasseren van dozen.
De 4 basisactiviteiten
De taken van een archiefdienst kunnen in 4 basisactiviteiten worden samengevat: verzamelen, klasseren, bewaren en communiceren.
Verzamelen bestaat erin alle documenten die de administratie produceert - gisteren, vandaag en morgen - te centraliseren. Dat gebeurt voornamelijk via de overdracht van de dossiers van de verschillende gemeentediensten naar de dienst Archieven.
Klasseren bestaat erin de overgedragen documenten nauwgezet te sorteren en te inventariseren en te beslissen welke documenten worden bewaard en welke zullen worden vernietigd. Niet alle documenten hebben immers dezelfde historische waarde en als ze geen juridische bewijskracht meer hebben voor de administratie, mogen ze worden vernietigd.
Bewaren betekent ervoor zorgen dat de documenten die niet werden vernietigd na het sorteren zo lang mogelijk beschikbaar blijven voor raadpleging door de diensten en het publiek. Dit betekent dat ze op de juiste manier moeten worden bewaard en dat ze dus regelmatig moeten worden opgekuist, opgeslagen in daarvoor bestemd materiaal of indien nodig moeten worden gerestaureerd.
Communiceren betekent ook dat de archieven nuttig worden gebruikt. De dienst Archieven moet niet alleen de aanvragen van de andere gemeentediensten en de lezers beantwoorden, maar ook indien nodig opzoekingen doen, tentoonstellingen organiseren, historisch vulgariserende publicaties verzorgen, kortom de archieven bij een zo groot mogelijk publiek bekendmaken.